Переговорные: настройка и бронирование

Как работают переговорные

Переговорные настраиваются отдельно для каждого почтового домена

Администратор добавляет комнаты в панели управления, а сотрудники этого домена смотрят занятость и бронируют их в веб-почте

Переговорные другого домена не показываются ни в расписании, ни при создании события

Где управлять переговорными

В списке для каждой комнаты видны расположение, вместимость, максимальная длительность бронирования, оборудование и текущее состояние

1. 1

   Откройте нужный домен в панели управления

2. 2

   Перейдите в «Настройки почты»

3. 3

   Выберите раздел «Переговорные»

Проведите по снимку, чтобы рассмотреть детали

Открыть снимок крупнее

1. 1 Добавить переговорную
2. 2 Открыть эту инструкцию
3. 3 Состояние и основные параметры комнаты
4. 4 Изменение и удаление

Как добавить переговорную

1. 1

   Нажмите «Добавить переговорную»

2. 2

   Введите понятное название комнаты

3. 3

   Укажите расположение и количество мест

4. 4

   Выберите всё оборудование, которое постоянно есть в комнате

5. 5

   Укажите максимальную длительность одной брони

6. 6

   Оставьте включённым пункт «Доступна для бронирования»

7. 7

   Нажмите «Добавить»

Проведите по снимку, чтобы рассмотреть детали

Открыть снимок крупнее

1. 1 Название, расположение и вместимость
2. 2 Оборудование комнаты
3. 3 Предельная длительность встречи
4. 4 Доступность для новых бронирований

Как указывать оборудование

Отмечайте только то оборудование, которое обычно находится в комнате и готово к использованию

Сотрудник сможет выбрать нужные пункты при бронировании и увидит только подходящие комнаты

Как изменить, выключить или удалить комнату

Если комнату временно закрыли, лучше выключить её, а не удалять

Уменьшить вместимость или максимальную длительность не получится, если будущие бронирования уже превышают новое ограничение

1. 1

   Найдите комнату в списке

2. 2

   Нажмите «Изменить» или «Удалить»

3. 3

   Проверьте изменение и подтвердите действие

Как посмотреть занятость в веб-почте

Свободное время остаётся без цветной отметки, ваша бронь выделяется зелёным, а занятость других сотрудников — жёлтым

В расписании показываются только включённые переговорные текущего домена

1. 1

   Войдите в веб-почту своим почтовым аккаунтом

2. 2

   Откройте раздел «Переговорные» в меню слева

3. 3

   Выберите нужный день стрелками, кнопкой «Сегодня» или полем даты

4. 4

   Найдите подходящую комнату и свободный промежуток

Проведите по снимку, чтобы рассмотреть детали

Открыть снимок крупнее

1. 1 Переход к бронированию через календарь
2. 2 Выбор дня
3. 3 Собственная бронь
4. 4 Занято другим сотрудником

Как забронировать переговорную

1. 1

   Откройте «Календарь» или нажмите «Забронировать переговорную» в расписании

2. 2

   Создайте событие на нужную дату и время

3. 3

   Включите пункт «Нужна переговорная»

4. 4

   Укажите количество участников

5. 5

   При необходимости отметьте нужное оборудование

6. 6

   Выберите комнату в поле «Доступная переговорная»

7. 7

   Заполните остальные поля события и нажмите «Сохранить событие»

Проведите по снимку, чтобы рассмотреть детали

Открыть снимок крупнее

1. 1 Включить бронирование комнаты
2. 2 Участники и нужное оборудование
3. 3 Подходящие комнаты

Почему показываются не все комнаты

Список обновляется после изменения даты, времени, числа участников или оборудования

Занятая подходящая комната может остаться в списке с пометкой о недоступности, но выбрать её нельзя

Перед сохранением занятость проверяется ещё раз. Если другой сотрудник успел забронировать комнату, выберите другую комнату или время

Как изменить или отменить бронь

При изменении времени или комнаты доступность проверяется заново

После снятия флажка время комнаты освобождается, а само событие остаётся в календаре

При удалении события связанная с ним бронь тоже удаляется

1. 1

   Откройте своё событие в календаре

2. 2

   Измените дату, время, количество участников, оборудование или выбранную комнату

3. 3

   Чтобы оставить событие без комнаты, снимите флажок «Нужна переговорная»

4. 4

   Сохраните событие

Что видят другие сотрудники

В общем расписании другие сотрудники видят только пометку «Занято» и время брони

Название события, описание, организатор и участники чужой встречи не показываются

Свои бронирования отмечены как «Моя бронь»

Если не получается забронировать комнату