Фильтры почтового аккаунта

Что делает фильтр

Фильтр проверяет каждое новое письмо, которое приходит в выбранный почтовый аккаунт, и выполняет заданные действия

Например, счета можно складывать в папку «Бухгалтерия», уведомления сайта пересылать ответственному сотруднику, а письма крупнее заданного размера — помещать в отдельную папку

Фильтр не обрабатывает старые письма, которые уже находятся в ящике. Он начинает работать с новых писем после сохранения

Фильтр, чёрный список или синоним

Задача	Что использовать
Разложить полезные письма по папкам	Фильтр
Переслать подходящие письма на другой адрес	Фильтр
Отклонить известного нежелательного отправителя	Чёрный список
Разрешить исключение из чёрного списка	Белый список
Принимать ещё один адрес в тот же ящик	Синоним почтового аккаунта
Повторить все адреса на другом домене	Синоним домена

Где находятся фильтры

1
Откройте раздел «Почтовые аккаунты»
2
Выберите аккаунт, для которого нужно обрабатывать письма
3
Откройте «Фильтры пользователя»
4
Нажмите «Создать»
5
Заполните название, условия и действия
6
Сохраните фильтр и отправьте тестовое письмо

Название и состояние фильтра

Название видно только в панели. Используйте формулировку, по которой другой администратор поймёт назначение правила: «Счета от поставщика», «Заявки с сайта» или «Большие вложения»

Переключатель «Фильтр активен» позволяет временно остановить правило без удаления. Выключенный фильтр остаётся в списке, но новые письма не обрабатывает

Укажите отправителя или назначение правила в названии
Для временного правила добавьте период в название
Не создавайте несколько правил с одинаковым непонятным названием
При диагностике сначала выключите правило, а не удаляйте его

Все условия или любое условие

Режим «Все условия» запускает действия только тогда, когда письмо подходит под каждый указанный пункт

Режим «Любое условие» запускает действия, если подошёл хотя бы один пункт

Пример	Режим	Результат
Отправитель содержит `billing@example.com` и заголовки содержат Счёт	Все условия	Обрабатываются только счета этого отправителя
Отправитель содержит shop-a.example или shop-b.example	Любое условие	Обрабатываются письма любого из двух магазинов

Какие части письма можно проверять

Для обычной сортировки чаще всего достаточно отправителя и заголовков сообщения. Проверка тела письма полезна, когда нужная фраза находится именно в тексте

Размер можно указывать с KB, MB или GB, например 500KB, 10MB или 1GB

Поле	Что проверяется	Пример значения
Отправитель	Адрес отправителя, указанный в письме	`billing@example.com`
Отправитель или получатель	Адреса отправителя, основного получателя и копии	`@example.com`
Получатель	Адреса в полях «Кому» и «Копия»	`sales@company.ru`
Размер	Общий размер письма	10MB
Тело сообщения	Текст внутри письма	номер заказа
Заголовки сообщения	Тема и основные служебные поля письма	Счёт на оплату

Как выбрать сравнение

Для поля «Размер» вариант «Содержит» означает «больше указанного размера». Сложный шаблон для размера недоступен

Переключатель «Инвертировать условие» меняет смысл на противоположный. Например, «Отправитель не содержит example.com» подходит ко всем другим отправителям

Сравнение	Как работает	Когда использовать
Соответствует	Требует точного совпадения значения	Известен полный точный адрес
Содержит	Ищет указанную часть внутри значения	Нужен домен, слово или часть темы
Соответствует regex	Проверяет по сложному шаблону	Только если вы уверенно работаете с такими шаблонами

Доступные действия

Действие	Что произойдёт	Что важно
Сохранить копию	Письмо останется в ящике дополнительно к следующим действиям	Расположите это действие выше пересылки или перемещения
Удалить	Письмо не будет сохранено в ящике	Используйте только после безопасного теста
Отклонить	Отправителю будет сформирован отказ после обработки письма	Для массового спама лучше чёрный список
Перенаправить	Письмо будет отправлено на указанный адрес	Без «Сохранить копию» письмо может не остаться в исходном ящике
Сохранить в папку	Письмо будет помещено в выбранную папку	Папка выбирается из списка аккаунта

Почему важен порядок действий

Действия выполняются сверху вниз. Кнопки «Выше» и «Ниже» меняют их порядок

Если письмо нужно переслать и оставить в исходном ящике, поставьте «Сохранить копию» выше действия «Перенаправить»

Если письмо нужно положить в папку и оставить ещё одну обычную копию, «Сохранить копию» также должно находиться выше «Сохранить в папку»

Сначала решите, должна ли копия остаться в исходном ящике
Затем добавьте пересылку или сохранение в папку
Не сочетайте удаление с сохранением в папку без понятной причины
После изменения порядка повторите тест

Почему важен порядок фильтров

Фильтры проверяются в порядке, показанном в списке. После первого подходящего активного фильтра следующие правила для этого письма уже не выполняются

Размещайте точные правила выше общих. Например, отдельное правило для важного адреса должно находиться выше правила для всего его домена

Порядок можно менять перетаскиванием или кнопками перемещения. Номер слева показывает текущую позицию

Готовые примеры

Задача	Условие	Действия
Складывать счета в папку	Заголовки сообщения содержат «Счёт»	Сохранить в папку «Бухгалтерия»
Пересылать заявки и оставлять копию	Получатель соответствует `leads@company.ru`	Сохранить копию, затем перенаправить ответственному
Отделять большие письма	Размер содержит 20MB	Сохранить в папку «Большие письма»
Собирать письма двух поставщиков	Два условия по отправителю, режим «Любое условие»	Сохранить в папку «Поставщики»
Выбирать только счета одного поставщика	Отправитель и заголовки, режим «Все условия»	Сохранить в папку «Счета»

Пошаговое создание фильтра

1
Дайте фильтру понятное название
2
Оставьте переключатель «Фильтр активен» включённым, если правило должно заработать сразу
3
Выберите «Все условия» или «Любое условие»
4
Для первого условия выберите поле, сравнение и значение
5
При необходимости добавьте дополнительные условия
6
Добавьте одно или несколько действий
7
Расположите условия и действия в понятном порядке
8
Нажмите «Сохранить»
9
Проверьте позицию нового фильтра в общем списке
10
Отправьте специально подготовленное тестовое письмо

Как безопасно проверить фильтр

1
Для первого теста используйте перемещение в отдельную папку, а не удаление
2
Отправьте одно письмо, которое должно подойти под правило
3
Отправьте второе письмо, которое не должно подходить
4
Проверьте обе папки и адрес пересылки, если он настроен
5
Убедитесь, что следующие фильтры не должны были обработать первое письмо
6
Только после успешной проверки включайте удаление или отклонение

Изменение, временное отключение и удаление

Откройте карточку фильтра, чтобы изменить условия или действия. После сохранения новые письма обрабатываются по обновлённому варианту

Для временной паузы выключите «Фильтр активен». Это удобнее удаления: настройки останутся и их можно включить снова

Удаляйте фильтр только тогда, когда он больше не понадобится. Уже обработанные письма при этом не возвращаются в прежние папки

Если фильтр работает неправильно

Убедитесь, что фильтр активен
Проверьте точное значение адреса, слова или размера
Проверьте режим «Все условия» и «Любое условие»
Посмотрите, не включено ли инвертирование
Проверьте порядок фильтров и правила выше
Проверьте порядок действий внутри фильтра
Для пересылки проверьте полный адрес назначения
Для перемещения убедитесь, что выбрана существующая папка
Помните, что старые письма не обрабатываются повторно

Практические ограничения

В одном фильтре можно создать до 20 условий и до 10 действий. Большое правило сложнее проверять и сопровождать

Если задача состоит из нескольких независимых случаев, создайте несколько фильтров с понятными названиями и расставьте их в нужном порядке

Одно правило должно решать одну понятную задачу
Точные правила располагайте выше общих
Опасные действия добавляйте только после теста
Периодически удаляйте устаревшие фильтры